Benchmarking: Definition und Prozess

Wie vergleicht man sich als Unternehmen sinnvoll mit seinen Konkurrenten? Wie findet man heraus, warum die Big Player in ihrer Branche so erfolgreich sind und wie kann man das auf das eigene Unternehmen anwenden? Wo liegen derzeit aktuelle Trends sowie Best Practices oder was gilt schon wieder als veraltet? Mit der Managementmethode des Wettbewerbsbenchmarkings solltest du auf alle diese Fragen eine Antwort finden können.

Definition: Was bedeutet Benchmarking genau?

So viel kann schon mal verraten werden: beim Benchmarking geht es darum, Lücken zu ermitteln und diese optimal zu schließen.
Gemäß der wissenschaftlich korrekten Definition handelt es sich beim sogenannten „Benchmarking“ oder auch „Betriebsvergleich“ um ein Instrument aus dem Bereich des Managements. Während dieser Wettbewerbsanalyse geht es also darum, kontinuierlich Produkte, Dienstleistungen, Prozesse oder Methoden mit verschiedensten Unternehmen zu vergleichen. Ziel dessen ist es, die Leistungslücke zu dem Klassenbesten (also dem Unternehmen, das am besten abgeschnitten hat) aufzudecken und nach und nach systematisch zu schließen. Eine Benchmark fungiert also als eine Art Standard oder Kennzahl, durch die verschiedene Werte gemessen und bewertet werden können. Das lohnt sich für Unternehmen vor allem, da sie so auch in der derzeitigen schnelllebigen und sich stetig verändernden Welt konstant wettbewerbsfähig bleiben oder sich bestimmte Wettbewerbsvorteile sichern können. Das hängt aber davon ab, in welchem Abstand und mit welcher Regelmäßigkeit der Betriebsvergleich erfolgt.
Basis dieser Form der Wettbewerbsanalyse ist es, zu verstehen worin entsprechende konkurrenzbezogene Unterschiede bestehen und woher diese rühren. Anschließend geht es im Zuge des Benchmarkings ebenfalls darum, Best Practices herauszuarbeiten und adäquate Optimierungspotenziale und Verbesserungsmöglichkeiten zur Erreichung dieser zu analysieren. Diese sollen zuletzt selbstverständlich umgesetzt werden, um die bereits beschriebene Leistungslücke optimal schließen zu können.

Klassifikationen: Die verschiedenen Arten des Benchmarkings

Wie bereits beschrieben gibt es die verschiedensten Einsatzbereiche des Betriebsvergleichs. Je nach den vorgegebenen Kriterien, sollte die passende Benchmarking Art angewendet werden. Um herauszufinden, welche Art am besten für das gewünschte Ergebnis angewendet werden kann, sollte man sich zunächst zwei Fragen stellen:

1. Was möchte ich analysieren?
   1. Produkte, (Dienst)Leistungen
   2. Prozesse, Verfahren
   3. Produktion
   4. Performance
   5. Strategien, Methoden, Instrumente und Systeme
2. Wer soll an der Analyse beteiligt sein?
   1. Branchenbezogen
   2. Branchenfremd
   3. Unternehmensintern

Es gilt also zu klären, welche Vergleichsobjekte unter welchem Vergleichsmaßstab gebenchmarkt werden sollen und wer alles in den Betriebsvergleich mit aufgenommen werden muss.

Üblicherweise wird dabei zunächst in internes und externes Benchmarking unterschieden:

• Internes Benchmarking: Unternehmensinterner Betriebsvergleich, beispielsweise zwischen verschiedenen Abteilungen/Units oder länderspezifischen Unternehmensstandorten
• Externes Benchmarking: Vergleich mit brancheneigenen oder branchenfremden Unternehmen, die als sehr wettbewerbsstark gelten

Zusätzlich zu diesen doch eher groben Unterscheidungsformen, kann im Rahmen des Benchmarkings weitergehend differenziert werden:

Leistungs-Benchmarking

Wie der Name schon sagt, dient diese Form des Benchmarkings dazu, in dem entsprechenden Kontext vorhandene Leistungslücken zu identifizieren. Dazu werden üblicherweise (intern und/oder extern) quantitative Daten gesammelt und diese verglichen. Eine leistungsorientierte Kennzahl oder Benchmark könnte sich beispielsweise auf die Produktionskosten und die daraus resultierenden Produkte oder Produktmengen im Hinblick auf einen bestimmten Zeitraum beziehen.

Verfahrens-Benchmarking

Dieser Benchmarking-Typ fokussiert eher qualitative Informationen. Auch diese müssen zunächst (intern und/oder extern) gesammelt und analysiert werden. Dabei handelt es sich meist um Informationen über die Ausführung verschiedenster Verfahren. Diverse Entscheidungsfragen werden meist durch geregelte Verfahren festgelegt.
Eine mögliche Benchmark dazu wäre zum Beispiel genutzte Software-Systeme oder aber auch Verfahren zur Schulung der Mitarbeiter und wie viele Schritte dort bis zur eigentlichen Zielerreichung durchlaufen werden müssen. Ziel wäre es hier, herauszufinden, welcher dieser Schritte wirklich sinnvoll sind und wo eventuell Zeit- und Ressourcen gespart werden kann. Hier gilt es jedoch vorsichtig zu sein, denn die Abgrenzung zwischen Verfahrens- und Prozess-Benchmarking erfordert meist viel definitorische Vorarbeit.

Prozess-Benchmarking

Ähnlich, wie beim Verfahrens-Benchmarking, geht es auch beim Prozess-Benchmarking um (interne und/oder) qualitative Informationen. Im Kontext dieses Benchmarking Typs geht es vor allem darum, Prozesse detailliert zu analysieren. Verschiedenste Aktivitäten während der Prozesse, dafür benötigte Ressourcen sowie weitere Aspekte werden hier üblicherweise als Benchmarks eingesetzt. Grundlegend stellt das Prozess-Benchmarking folgende Fragen: Was wird eigentlich wie und warum gemacht?

Funktionelles Benchmarking

Bei dieser Art von Benchmarking werden generelle Prozesse oder Leistungen eines Unternehmensbereiches verglichen. Beispielsweise könnte die gesamte unternehmensinterne Personalabteilung mit der unternehmensinternen Marketingabteilung verglichen werden. Selbstverständlich kann auch hier ein externer Vergleich, zum Beispiel zwischen der internen und verschiedenen externen Finanzabteilungen vollzogen werden. So können verschiedene Strukturen (auch branchenübergreifend) analysiert werden und die sich daraus ergebenden Best Practices im eigenen Unternehmen implementiert werden.

Strategisches Benchmarking

Anders, als bei den bisherigen Benchmarking Arten werden beim Strategischen Benchmarking vor allem Benchmarks analysiert, die sich mit aufkommenden Entwicklungen, Prozessen und Trends aus diversen Bereichen befassen. Meist handelt es sich hierbei um aktuelle Themen wie beispielsweise Technologie und Digitalisierung oder aber auch Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein. Intern und/oder extern sollen so bestimmte Strategien aufgedeckt, bereits bestehende Best Practices übernommen oder entwickelt werden. Gerade der Aspekt der Produktentwicklung ist hier ein beliebter Aspekt. Meist stehen dabei Ziele wie Effizienzsteigerung oder Kosteneinsparungen im Vordergrund, diese sollten jedoch so gestaltet werden, dass sie Unternehmen bei der allgemeinen Zielerreichung nicht behindern. Geht der Trend zum Beispiel in Richtung nachhaltige Produktion, kann anhand eines solchen Betriebsvergleichs analysiert werden, ob ein etwas teurerer Rohstoff verwendet werden sollte, der jedoch mehr mit der Außendarstellung und den unternehmerischen Werten im Einklang ist. Das kann im ersten Moment die eigentlichen Kosten erhöhen, jedoch kann damit auch ein bestimmtes Kundenbedürfnis besser befriedigt und damit der allgemeine Umsatz gesteigert werden.

Benchmarking-Prozess: Wie genau funktioniert der Betriebsvergleich jetzt also im Detail?

Wie bereits beschrieben gibt es die unterschiedlichsten Benchmarking Typen oder Arten. Dennoch funktionieren diese nach ein und demselben Ablauf. Auch hier gibt es in der Praxis sowie in der Literatur verschiedene Wege, um ans Ziel zu kommen. Diese unterscheiden sich meist in der Anzahl der einzelnen Phasen. Die eigentlichen Inhalte stimmen jedoch überein. Das 5-Phasen-Modell hat sich in der Benchmarking-Welt etabliert und wird am häufigsten genutzt. Daher empfehlen auch wir diese Vorgehensweise. Schritt für Schritt erklären wir dir im Folgenden, was in der jeweiligen Phase zu tun ist.

Die Planungsphase: Bestimmung der Benchmarking-Ziele

Wie meist zu Beginn einer jeden Managementmethode wird innerhalb der ersten Phase einer solchen Vorgehensweise zunächst das Ziel oder die Ziele formuliert. Es geht also darum, was genau gebenchmarkt werden soll. Hier lohnt es sich, nochmal einen Blick auf unsere Aufzählung zu werfen, die mögliche Gegenstände des Benchmarkings aufzählt. Egal ob Produkte, Prozesse oder Strategien – es muss geklärt werden, was genau analysiert werden soll.
Anschließend geht es darum festzulegen, wer alles an der Analyse beteiligt sein soll. Auch hier verweisen wir nochmals auf unsere Aufzählung. Ob intern oder extern, oder inwiefern die eigene oder fremde Branchen, oder welche spezifischen Marktteilnehmern eine Rolle spielen sollen, muss ebenfalls innerhalb der Planungsphase des Betriebsvergleichs festgelegt werden.
Nachdem nun die groben Rahmenbedingungen bestimmt worden, geht es bereits in der ersten Phase des Benchmarking-Prozesses ins Detail. Inhalte und Betrachtungstiefe müssen ebenfalls gut überlegt und festgesetzt werden, sodass sie zur Zielsetzung des Betriebsvergleiches nützen. Abschließend gilt es in dieser Phase noch Organisatorisches festzulegen. Speziell auf die Handhabung personeller Ressourcen werden wir zu einem späteren Zeitpunkt genauer eingehen.

Die interne Analyse: Wie sieht es im eigenen Unternehmen bezüglich der Kennzahlen aus?

Nachdem alle entsprechenden Rahmenbedingungen vollends festgelegt wurden, geht es nun an die eigentliche Analyse. Dabei steht das eigene Unternehmen zunächst im Vordergrund. Entsprechend des ausgewählten Benchmarking Typs muss nun das ausgewählte Analyseobjekt untersucht werden. Anschließend sollten die erhaltenen Ergebnisse auf die für den Betriebsvergleich relevanten Bestandteile oder Informationen reduziert werden. Anhand dessen können nun Messgrößen festgelegt und verschiedenste Einflussfaktoren abgelesen werden. Mögliche Methoden, die auf den bestimmten Benchmarking-Typ angewendet werden können, sind beispielsweise eine Desk Research, Beobachtungen, Experteninterviews und vieles mehr.

Der Vergleich: Mit wem soll intern und/oder extern verglichen werden?

Je nachdem mit wem sich verglichen werden soll, muss im Vorhinein eine Auswahl an Benchmarking-Partnern festgesetzt werden. Dabei kann es sich um einen oder mehrere Partner handeln. Anschließend müssen auch innerhalb der Vergleichsphase (je nach Benchmarking-Typ) erneut die benötigten Daten unter Einsatz einer passenden Methodik analysiert und auf die wesentlichen Aspekte reduziert werden. Wichtig hierbei ist, dass die eigenen und die externen Daten so vereinheitlicht werden, dass ein Vergleich überhaupt möglich ist. Anschließend müssen diese außerdem validiert werden.
Während dieser Phase ist eine lückenlose Dokumentation besonders wichtig. Die Gesamtheit der gesammelten Daten wird im Anschluss an die bereits durchgeführten Analysen verglichen. Vor allem die sich so schnell abzeichnenden Good Practices gilt es anschließend zu kommunizieren.

Die Maßnahmen: Was kann aus den Ergebnissen abgeleitet werden?

Innerhalb der nachfolgenden Phase bietet es sich zunächst an, ein Stärken-Schwächen-Profil anzulegen. Dieses sollte leicht aus den Analyseergebnissen abgeleitet werden können. In welcher Form das geschieht, ist dem jeweiligen Unternehmen selbst überlassen, denn auch hier gibt es unterschiedliche Methoden. Zum einen kann ein einzelnes Profil über alle gesammelten Stärken und Schwächen angelegt werden. Dennoch kann dies auch für alle an dem Betriebsvergleich Beteiligten (also Unternehmen, Units, Abteilungen, etc.) angelegt werden.

Die Umsetzung: Wie können die entsprechenden Ergebnisse im eigenen Unternehmen umgesetzt werden?

Im letzten Schritt des Benchmarking-Prozesses folgt die Interpretation der Ergebnisse und die Aussicht des möglichen Verbesserungspotenzials. Gefolgt von der Adaption und Implementierung der Good oder Best Practices in das eigene Unternehmen. Im Rahmen der Implementierung geht es nun nicht mehr nur darum, sich Ziele zur Verbesserung der eigenen Strukturen zu setzen, sondern adäquate Maßnahmen zu planen, entsprechende Ressourcen und Ziele dabei erneut zu berücksichtigen und anschließend innerhalb des eigenen Unternehmens umzusetzen.

Wirklich erfolgreiches Benchmarking findet nur dann statt, wenn neben einer messbaren, detaillierten und aussagekräftigen Analyse auch eine optimale Umsetzung der Ergebnisse stattfindet. In der sich momentan rasend schnell verändernden (Unternehmens-)Welt ist ein sich immer wiederholender Betriebsvergleich besonders effizient. Empfohlen wird hier ein fortlaufender Rhythmus von ein bis drei Jahren, je nach Zielsetzung und vorangegangen Implementierungsmaßnahmen.

Verantwortlichkeiten: Wer sollte den Betriebsvergleich durchführen?

An einer solchen Wettbewerbsanalyse, wie dem Benchmarking, sind oft (intern und/oder extern) die verschiedensten Personen, Unternehmen oder Partner beteiligt. Wer dabei welche Verantwortungsbereiche übernehmen soll und welchen Einfluss das wiederum auf den eigentlichen Benchmarking-Prozess hat, sollte im Rahmen eines solchen Prozesses nicht außer Acht gelassen werden. Auch hier gibt es verschiedene Methoden, um die Verantwortlichkeiten zu klären.

Das Benchmarking-Rad

Sollte sich auf die Methode des „runden“ Betriebsvergleichs festgelegt werden, finden die Planung und die interne Analyse, also die ersten beiden Phasen des eigentlichen Prozesses mit, also in Kooperation, dem Vergleichspartner statt. Während die involvierten Beteiligten indirekt zusammenarbeiten, betreut ein neutraler Dritter, also beispielsweise ein Consultant, den eigentlichen Austausch der Daten und die Analyse. Anschließend wird in direkter Kooperation innerhalb eines Informationsaustauschs zwischen den beteiligten Benchmarking-Partnern die so erhaltene Datenmenge gemeinsam reduziert. Diese Methodik lohnt sich vor allem, wenn die Wettbewerbsanalyse mit zwei externen Partnern, beispielsweise zweier konkurrierenden Unternehmen, durchgeführt werden soll.

Der Benchmarking-Stern

Ähnlich, wie bei der Methode des Benchmarking-Rads kümmert sich auch innerhalb des Benchmarking-Sterns ein unbeteiligter Dritter um die Kommunikation während des Betriebsvergleichs. Diese beiden Methoden unterscheiden sich jedoch darin, dass die beteiligten Benchmarking-Partner zu keinem Zeitpunkt des Prozesses miteinander kommunizieren. Der Dritte übernimmt die ganzheitliche Kommunikation und kümmert sich ebenfalls um den Datenaustausch. Insbesondere diese Methode eignet sich, wenn sich mehr als zwei Beteiligte, egal ob intern oder extern, innerhalb des Benchmarking-Prozesses vergleichen.

Das Benchmarking-Konsortium

Anders, als bei den beiden bereits beschriebenen Methoden geht es innerhalb eines Benchmarking-Konsortiums darum, dass eine Kerngruppe den Betriebsvergleich initiiert. Innerhalb dieser gibt es einen neutralen Koordinator, der ähnlich, wie ein unbeteiligter Dritter, für die gesamte Koordination des Prozesses verantwortlich ist. Dennoch arbeitet hier der innere Kreis der Kerngruppe zusammen, indem sie den Informationsaustausch direkt durchführen. Diese Methodik findet vor allem im Kontext des unternehmensspezifischen Benchmarkings Anwendung.

Aufwand – Nutzen: Was bringt Benchmarking Unternehmen wirklich?

Da die Kontexte, Beteiligten und Umstände eines Betriebsvergleichs sehr unterschiedlich sein können, scheint es zunächst nicht leicht, eine Antwort auf diese Frage zu finden. In Abhängigkeit von der gesetzten Zielsetzung und der vorgenommenen Betrachtungstiefe ist der Output dieses Prozesses sehr individuell. Dennoch gibt es einige Aspekte, die sich über die Jahre als Nutzen oder auch Nicht-Nutzen dieser Art der Wettbewerbsanalyse etabliert haben. Dabei wird meist durch die beiden Kategorien des direkten und des indirekten Nutzens unterschieden.

Direkter Nutzen des Benchmarkings

Im Rahmen des direkten Nutzens des Benchmarkings werden vor allem Aspekte festgehalten, die einen sofort zu sehenden Effekt auf das unternehmerische Geschehen haben. Dazu zählen unter anderem:

• Vergleicht neutral und systematisch Unternehmensbereiche und Unternehmen
• Definiert Bestleistungen und deckt bestehende Leistungslücken oder Leistungsdefizite auf
• Beurteilt eigene Stärken und Schwächen
• Zeigt Potenziale innerhalb der betrachteten Bereiche auf
• Lässt eine Identifizierung von Lösungsalternativen und deren Bewertung zu
• Gibt konkrete Hinweise auf praxisnahe, umsetzbare Verbesserungsmöglichkeiten

Indirekter Nutzen des Benchmarkings

Aspekte, die sich ebenfalls im Rahmen des Benchmarkings zeigen, jedoch eher als Nachwirkungen oder „äußere“ Effekte wahrzunehmen sind, sind Teil des indirekten Nutzens des Benchmarkings. Hierzu zählen beispielsweise:

• Erzeugt Verständnis für die unternehmenseigenen Bereiche, Prozesse und Abläufe
• Trägt zur Erreichung der gesamtheitlichen Unternehmensziele bei
• Wirkt als Kontrolleinheit für bestehende Unternehmensstrategien
• Initiiert einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der an die Anforderungen des Wettbewerbs angepasst ist
• Verbessert und/oder festigt die unternehmeseigene Wettbewerbsposition
• Deckt Potenziale auf, die ebenfalls für andere, nicht analysierte Unternehmensbereiche sinnvoll sein können und stellt entsprechende Wirkungsprognosen
• Überwacht die stetige Unternehmensentwicklung und ihre positiven und negativen Auswirkungen

Egal ob zur Identifizierung von direktem oder indirektem Nutzen, das Benchmarking unterstützt Unternehmen in den verschiedensten Vorhaben und bringt sie ihren übergeordneten Zielen auf jeden Fall ein Stück näher. Generell kann man sagen, dass sich die Anwendung eines solchen Betriebsvergleichs für alle Unternehmen lohnt, die sich die folgenden Fragen noch nicht beantworten können und schnellstmöglich und datenbasiert eine Antwort darauf finden möchten:

• Was machen andere Unternehmen generell besser als mein Unternehmen?
• Was kann oder muss ich verändern, um mich und meine Stellung auf dem Markt zu verbessern?
• Welche Aspekte kann ich aus anderen Branchen für meine Branche oder Nische nutzen?
• Was sind in bestimmten Bereichen die aktuellen Best Practices und wo steht mein Unternehmen in Bezug auf dessen gerade?
• Wo und was sind gerade aktuelle Trends oder Entwicklungen, die mein Unternehmen definitiv nicht verpassen sollte?

Bis jetzt immer noch skeptisch oder unentschlossen? Benchmarking anzuwenden ist in keinem Fall ein Fehler. Wie bei allem im Leben gilt auch hier: probieren geht über studieren! Du wirst überrascht sein, welche neuen Erkenntnisse du bei einer Wettbewerbsanalyse gewinnst!