Change Management: Veränderungsmanagement

Was ist Change Management?

Change Management wird auch als Veränderungsmanagement bezeichnet. Es umfasst   zahlreiche Aufgaben, Maßnahmen und Aktivitäten, die bei der Einführung und Transformation von Prozessen, Organisationsstrukturen, IT-Systemen und Strategien in Unternehmen angewendet werden. Veränderungen können nicht aufgehalten werden, jedoch kann man diese gut managen. Um das erfolgreiche Management der Veränderungen geht es beim Change Management. Dabei werden bestehende Prozesse, Unternehmensstrategien, Strukturen, Systeme aber auch Werte auf sich verändernde Bedingungen angepasst. Ein erfolgreiches Change Management ist insbesondere dann wichtig, damit die Beteiligten (z.B. Führungskräfte oder Mitarbeiter) sich von der Veränderung nicht ausgeschlossen fühlen und sie nicht als etwas Negatives oder gar als eine Gefahr ansehen. Sie sollten die jeweilige Veränderung als Chance und Gewinn für sich selbst und das ganze Unternehmen annehmen können.

Ziele des Change Managements: 

Das Change Management verfolgt verschiedene Ziele. Eines dieser Ziele ist es, dass die Mitarbeiter eine positive Einstellung zu den Veränderungen bekommen. Indem die Mitarbeiter eines Unternehmens die Möglichkeit haben, sich aktiv an dem Veränderungsvorhaben zu beteiligen, kann dieses Ziel erreicht werden. Damit wird auch verhindert, dass es bei den Mitarbeitern zu Widerständen gegen die Veränderungen kommt. Ein erfolgreiches Change Management nimmt alle Beteiligten mit und stellt somit sicher, dass die Veränderungen auf Dauer Bestand haben.

Anlässe für Change Management

Heutzutage befinden wir uns in einer sich stetig wandelnden Welt, die eine Vielzahl von Veränderungen mit sich bringt. Daher gibt es viele, verschiedene Gründe für Change Management, die sich in diversen unterschiedlichen Bereichen wiederfinden. Um ein paar Beispiele zu nennen, zählen zu solchen Anlässen die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, die Optimierung der Organisation und der Geschäftsprozesse, die Anpassung der unternehmerischen Strategien oder die Einführung neuer IT-Systeme.

Phasen im Change Management

Im Change Management erfolgt die Umsetzung von Maßnahmen und Aktivitäten in mehreren Phasen und Schritten. Damit soll der gesamte Veränderungsprozess übersichtlich gemacht werden und zugleich als Unterstützung zur erfolgreichen Umsetzung der Veränderungsprozesse dienen. Die Unterteilung in einzelne Stufen ermöglicht es zudem Zwischenerfolge zu erkennen und wirkt sich positiv auf das Engagement der Beteiligten aus.  
Es gibt mehrere verschiedene Modelle, die im Change Management angewendet werden, um diese Phasen darzustellen. Die Gemeinsamkeit aller Change Management Modelle liegt darin, dass die jeweilige Veränderung immer einen konkreten Anlass besitzt. Zudem gilt es als Herausforderung, dass bei den beteiligten Personen ein Gespür für die Notwendigkeit für eine bestimmte Veränderung entsteht. Diese Empfindung stellt eine entscheidende Voraussetzung dar, damit Motivation und Engagement für die Erreichung der Ziele bei den Beteiligten entsteht. Eine weitere Gemeinsamkeit der verschiedenen Modelle ist die Vorstellung, dass die aktuelle Situation durch das Veränderungsvorhaben verbessert wird. Eine klare Vision ist ein zentraler Aspekt für den Erfolg im Change Management, denn wenn es den von der Veränderung betroffenen Personen nicht bewusst ist, welche Vorteile und Nutzen die jeweilige Veränderung mit sich bringt, kann es schnell passieren, dass sie sich den Veränderungen versuchen zu widersetzen und sie nicht akzeptieren.

Das 3-Phasen-Modell

Wie bereits oben angesprochen, gibt es verschiedene Modelle beim Change Management. Ein klassisches Modell stellt dabei das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin dar. Dieses Modell beschreibt anschaulich Veränderungsprozesse und hilft, die Komplexität von Veränderungsprozessen zu verringern. Das Modell geht davon aus, dass der Veränderungsprozess in drei Phasen stattfindet.

1. Phase: „Auftauen“: Erzeugung einer Bereitschaft zur Veränderung, indem die betroffenen Personen von der Notwendigkeit einer Veränderung überzeugt werden müssen.
2. Phase: „Verändern“: Die Veränderungen werden vorgenommen, indem beispielsweise neue Prozesse eingeführt werden, es zu Umstrukturierungen in Abteilungen kommt oder neue Konzepte und Strategien ausprobiert werden.
3. Phase: „Einfrieren“: Stabilisierung und Verinnerlichung der Veränderungen

Darauf kommt es bei den einzelnen Phasen an:
In der ersten Phase („Auftauen“) kommt es zunächst darauf an, die aktuelle Ist-Situation zu beschreiben. Indem du die aktuelle Situation beschreibst und die Gründe für eine notwendige Veränderung darstellst, kannst du die betroffenen Personen besser und effektiver von diesen Veränderungen überzeugen. Ein weiterer Schritt ist es, dir Unterstützung von den Führungskräften zu sichern und somit Rückendeckung für die Veränderungen zu bekommen.
In der zweiten Phase („Verändern“) ist es besonders wichtig, dass die Veränderungen klar kommuniziert werden, damit diese auch von den beteiligten Personen akzeptiert werden. Hier ist also Überzeugung gefragt – dies kann zum Beispiel über die Kommunikation von Vorteilen der Veränderung erreicht werden. Zudem solltest du in dieser Phase die Beteiligten in den Prozess miteinbeziehen, denn die Akzeptanz der Veränderung fällt leichter, wenn die Beteiligten miteingebunden werden.
In der dritten Phase („Einfrieren“) geht es vor allem darum, dass du den dauerhaften Bestand der Veränderungen sicherstellst. Auch hier ist wieder die passende Kommunikation ein wichtiger Faktor. Mittels Trainings und Support kannst du die Beteiligten dabei unterstützen, dass sie die neuen Prozesse verinnerlichen und sich an sie dauerhaft gewöhnen.

Das ADKAR-Modell

Ein weiteres Modell ist das sogenannte ADKAR-Modell. Dieses Modell ist ein effektives und praxisorientiertes Werkzeug für die gelungene Umsetzung der Veränderungen von beispielsweise Geschäftsprozessen, Organisationsstrukturen oder Strategien in einem Unternehmen. Das ADKAR-Modell legt seinen Fokus auf die Begleitung von denjenigen Personen, die von den Veränderungsvorhaben betroffen sind und besteht aus fünf Phasen. Das ADKAR-Modell legt insbesondere den Fokus auf die Einbindung der Beteiligten in den Veränderungsprozess.  Der Begriff „ADKAR“ beschreibt fünf Aspekte, die für die erfolgreiche Umsetzung des Veränderungsprozesses entscheidend sind.

Hierfür steht ADKAR:

• Awareness: Den Betroffenen soll ein Bewusstsein für die Notwendigkeit einer Veränderung geschaffen werden.
• Desire: Hier soll bei den Mitarbeitern der Wunsch entstehen, die Veränderung umzusetzen. Daher sollten die Vorteile der Veränderung für das Unternehmen und die Mitarbeiter kommuniziert werden.
• Knowledge: Den Betroffenen wird das notwendige Wissen vermittelt, damit sie die Veränderung umsetzen können.
• Ability: Die Mitarbeiter des Unternehmens erwerben die Fähigkeiten, die für die praktische Umsetzung der Veränderung benötigt werden.
• Reinforcement: Die Mitarbeiter verstärken ihre Verhaltensweisen, um die Veränderung zu stabilisieren. In dieser Phase lassen sich auch bereits erste Erfolge erkennen, diese sollten auch entsprechend kommuniziert werden, denn das kann das Engagement der Mitarbeiter verstärken.

Lean Change Management (LCM) als eine neue Change Management Methode

Ein etwas neueres Modell im Vergleich zu den beiden oben genannten Modellen ist die Lean Change Management Methode. Dieses Modell ist ein Ansatz, der mehr auf das Feedback zur Veränderung basiert und eine gemeinsame Gestaltung stärker in den Vordergrund rückt. Der Ansatz bringt den Vorteil mit sich, dass er ein neues und innovatives Denken ermöglicht und gleichzeitig die Bedürfnisse der von der Veränderung Betroffenen ins Zentrum rückt. Zudem gilt er als transparent und messbar.
Bei dem Lean Change Management Ansatz werden Erkenntnisse von Mitarbeitern, Führungskräften oder auch vom Markt gesammelt, auf deren Basis Hypothesen und Annahmen erstellt werden. Darauf aufbauend werden Experimente entwickelt, um diese erstellten Hypothesen und Annahmen zu testen. Anschließend werden die Ergebnisse gemessen und auf deren Grundlage kann der Ansatz für den Veränderungsprozess effektiv angepasst werden. Das Lean Change Management ist daher eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung des Vorgehens. Dieses Prinzip macht den Ansatz zu einem agilen, dynamischen und anpassungsfähigen Change Management Modell.

Erfolgsfaktoren im Change Management

Damit das Change Management in einem Unternehmen auch von Erfolg geprägt ist, sollten einige Faktoren erfüllt sein. Ein Erfolgsfaktor ist das Setzen spezifischer Ziele. Hier sollte klar festgelegt werden, was konkret erreicht und wie am Ende der Erfolg gemessen wird.  Denn das Team kann nur dann geeignete Maßnahmen und Strategien entwickeln, wenn vorab ein klares Ziel festgelegt wurde. Um effektive Zielsetzungen zu definieren, bietet es sich an, auf die SMART-Methode zurückzugreifen. SMART steht hierbei für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.
Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Beteiligung der Mitarbeiter, da sie direkt von der jeweiligen Veränderung betroffen sind und sie dementsprechend auch akzeptieren und umsetzen müssen. Eine erfolgreiche Veränderung kann daher nur dann gelingen, wenn die Mitarbeiter in den Veränderungsprozess aktiv miteingebunden werden. Zudem können durch diese Beteiligung der Mitarbeiter auch wichtige Impulse miteingebracht werden, an die vorher noch nicht gedacht wurde.
Ein dritter, wesentlicher Erfolgsfaktor für das Gelingen des Change Managements ist das methodische Vorgehen. Da alte Strukturen wegfallen und durch neue Strukturen ersetzt werden oder noch ganz neue hinzukommen, kommt es häufig zu Problemen und Herausforderungen, die es zu lösen gilt. Mittels einer klaren und eindeutigen Planung und einem strukturierten, methodischen Vorgehen können diverse Herausforderungen und Problemstellungen professionell und erfolgreich gelöst werden.

Die drei zentralen Erfolgsfaktoren im Überblick:

• Spezifische Zielsetzung
• Beteiligung der Mitarbeiter
• Ein klares Vorgehen

Auch allgemeine Eigenschaften wie beispielsweise ein betriebswirtschaftliches Know-How, Projektmanagement-Erfahrung oder psychologisches Verständnis zählen zu den Erfolgsfaktoren für ein gelungenes Change Management.