Gute und effiziente Kommunikation macht dir dein Leben so viel leichter! Das gilt auch in deinem Job als Manager im Projektmarketing. Durch die vielen Kommunikationspartner, mit denen du im Laufe eines Projekts Kontakt haben wirst, ist es schnell passiert, dass du den Überblick verlierst und nicht mehr genau weißt, wem du was wann gesagt hast und warum überhaupt. Damit es gar nicht erst so weit kommt und deine Projektkommunikation flüssig läuft, erstellst du dir am besten bereits zu Beginn eines Projekts eine sogenannte Kommunikationsmatrix. Was das genau ist und wie diese funktioniert erklären wir dir in diesem Artikel.
Kommunikationsmatrix – was ist das?
Bei der Kommunikationsmatrix handelt es sich um ein wichtiges Werkzeug innerhalb der Unternehmenskommunikation, das du als Project Manager unbedingt nutzen solltest. Mit deiner Art zu kommunizieren steigt oder fällt das Projekt, für das du die Verantwortung übernommen hast. Denn wenn du morgen nicht mehr weißt, was du gestern zu einem der Stakeholder gesagt hast oder was dir der Kunde kurz vor Feierabend noch am Telefon mitgeteilt hat, kann alles schnell chaotisch werden und im schlimmsten Fall sogar zum Scheitern deines Projekts führen.
Eine Kommunikationsmatrix dient dem klaren Informationsaustausch und einem guten Kommunikationsfluss. Der erste Schritt auf dem Weg zu einer effektiven Kommunikationsmatrix ist der Kommunikationsplan.
Kommunikationsplan vs. Kommunikationsmatrix
Die Kommunikationsmatrix bildet deine Basis für deinen Kommunikationsplan. Wie detailreich dieser ist, hängt damit zusammen, wie komplex das bevorstehende Projekt ist. Je komplexer das Projekt, desto detaillierter muss dein Plan sein. Dank deiner Kommunikationsmatrix hast du als Projektleiter einen guten Überblick darüber, wann du wem was sagen musst – das ist vor allem wichtig, wenn es um technische Daten geht, die sich häufig ändern. Hier geht es vor allem darum, Prioritäten zu identifizieren und zu verstehen, was zu einem bestimmten Zeitpunkt am wichtigsten ist. Das kann gerade am Anfang, wenn du noch nicht so viel Erfahrung als Projektmanager hast, herausfordernd sein. Aber mit der Zeit wirst du ein gutes Gefühl dafür entwickeln und die Planung gut durchführen können.
Außerdem ist es genau so wichtig in deiner Kommunikationsplanung herauszuarbeiten, an wen Informationen weitergeleitet werden müssen. Zwar ist es eine schöne Idee, dass alle im Projektteam immer über alles informiert sind. Jedoch kann das auch dazu führen, dass Teammitglieder von dem Meer an E-Mails oder die Masse an Meetings genervt sind, da manche Sachinformationen nicht für alle relevant sind und dies letztendlich sehr viel Zeit raubt. Außerdem kann dies den Effekt haben, dass Zuständigkeiten nicht mehr klar definiert sind und Verantwortungen undeutlich werden (hierfür kannst du auch eine eigene Verantwortungsmatrix erstellen). Daher kann es von Vorteil sein, wenn du beim Erstellen deines Kommunikationsplans auch überlegst, für wen im Projektteam bestimmte Informationen zu einem bestimmten Zeitpunkt entscheidend sind.
Vorteile einer Kommunikationsmatrix
Durch eine ordentliche Projektkommunikation erhalten alle Beteiligten die wichtigsten Informationen zum richtigen Zeitpunkt. Dabei spielen der Zeitpunkt, die Art der Information und der zuständige Projektbeteiligte eine Rolle. Funktionieren die Kommunikationsprozesse nach Plan, haben alle Teammitglieder die relevanten Informationen zum aktuellen Stand des Projekts. Das sorgt dafür, dass dein Projekt gut vorangeht, der Informationsfluss nicht stockt und jeder klar weiß, was seine Zuständigkeiten sind.
Die zwei Arten der Kommunikation
Das Wort „Kommunikation“ kommt vom Lateinischen „communicatio“ und bedeutet „Mitteilung“. Es geht also darum, Botschaften zu vermitteln. Natürlich gibt es ganz unterschiedliche Arten von Kommunikation, die neben der verbalen oder schriftlichen Kommunikation stattfinden können – wie zum Beispiel die non-verbale Kommunikation (Körpersprache, Mimik, Gestik) oder auch Faktoren wie Intonation oder Betonung des Gesprochenen. Für die Kommunikationsmatrix stehen allerdings vor allem die verbale und die schriftliche Kommunikation im Vordergrund. Hier unterscheidet man in zwei unterschiedliche Arten der Kommunikation: der synchrone und der asynchrone Austausch.
Bei der synchronen Kommunikation sind alle Teilnehmer in Echtzeit verbunden und tauschen sich mündlich über das Projekt aus – das könnte zum Beispiel Kommunikationsformate wie eine Präsentation in Präsenz, eine Video-Konferenz oder eine andere Form von Informationsaustausch sein. Hier kann ein Besprechungsplan helfen, damit auch alle wichtigen Themen auf jeden Fall angesprochen werden.
Asynchrone Kommunikation hingegen liegt vor, wenn die Kommunikationspartner sich nicht gleichzeitig austauschen – zum Beispiel über virtuelle Kommunikationskanäle wie Mail oder Chat-Programme, bei denen nicht unbedingt zwingend in Echtzeit geantwortet wird.
Beide Kommunikationswege haben ihre Vor- und Nachteile. Plane am besten beide Arten in deine Kommunikationsmatrix ein und achte auf die Konsequenzen der jeweiligen Kommunikationsart. Für eine Präsentation oder ähnliche Art von synchroner Besprechung müssen alle Beteiligten zu dem Zeitpunkt auch verfügbar sein – gehe also sicher, dass du in diesem Fall rechtzeitig Bescheid gibst, sodass alle Teammitglieder damit planen können. Bei der Kommunikation via Mail musst du damit rechnen, dass du eventuell nicht direkt eine Antwort bekommst und daher ein wenig Puffer einberechnen solltest. Der Kommunikationsinhalt sollte in diesem Fall nicht sehr dringend sein.
Kommunikationsmatrix erstellen – die Komponenten
Es gibt ein paar grundlegende Komponenten, die du auf jeden Fall in deine Kommunikationsmatrix einbauen solltest, um diese effektiv für dein Projekt zu nutzen.
Ein wichtiger Bestandteil deiner Matrix sind die Kommunikationsteilnehmer – hier solltest du entscheiden, für wen die Kommunikation relevant ist und welche Projektstakeholder an einer Besprechung oder ähnlichem teilnehmen sollte.
Mache dir in deiner Matrix bewusst, warum ihr miteinander kommuniziert. Mit anderen Worten: Die Kommunikationsziele sollten klar sein – oftmals können zahlreiche Mails vermieden werden, wenn man ein kurzes Gespräch am Telefon führt. Bedenke, dass jede Form der Kommunikation in die Arbeitszeit fällt und daher in Kosten resultiert – deine Kommunikation sollte daher zielgerichtet und effizient sein. Ist es nötig, Feedback von bestimmten Stakeholdern einzufordern oder alle Projektbeteiligten über den Fortschritt zu informieren? Überlege dir dies am besten im Vorhinein und füge es in deine Matrix ein.
Natürlich spielen auch die Inhalte des Austausches eine zentrale Rolle. Hier geht es oftmals um organisatorische Dinge rund um das Projekt, den aktuellen Status, die Beteiligten im Projektteam oder Feedback von Seiten des Kunden oder der Projektbeteiligten.
Entscheidend sind zudem der Zeitpunkt der Kommunikation und der Kommunikationskanal. Letzteres bezieht sich auf die Art der Kommunikation – hier kannst du zwischen synchronen und asynchronen Kommunikationswegen wählen. Zum Zeitpunkt des Austauschs lässt sich sagen, dass der Austausch am Projektstart anders ist als die Kommunikation gegen Abschluss. Denke an die Entwicklungen und beziehe diese in deine Kommunikationsmatrix ein.
Einfache Kommunikationsmatrix – Beispiel
Gezeigt wird ein Beispiel, wie eine Kommunikationsmatrix aussehen kann. Hier sind vor allem die Arten von Interaktionen hervorgehoben. Diese Art von Planung kannst du durchführen, wenn du noch ganz am Anfang von einem Projekt stehst und dir über Zeiten und Inhalte noch nicht ganz im Klaren bist. So hast du eine gute Grundlage für deine detailliertere Matrix.
Willkommen in der Matrix – Tipps und Tricks
Hier haben wir dir noch ein paar praxisnahe Tipps zusammengestellt, die auch die wichtigsten Punkte des Artikels aufgreifen und dir eine Art Zusammenfassung bieten.
1. Genauigkeit – aber auch Flexibilität
Es ist wichtig, dass du deine Kommunikationsmatrix gut durchplanst und dabei genau bist. Sobald du alle relevanten Sachinformationen zusammen hast und besser planen kannst, solltest du alle Projektbeteiligten in deinen Plan mit einbeziehen. Bedenke außerdem die Risiken oder andere mögliche Schwierigkeiten: Wie sieht die Alternative aus? Was passiert, wenn einer der Beteiligten aus dem Projekt aussteigt oder es einen Vertretungsfall gibt. Beziehe auch dies in deine Matrix mit ein. So bleibst du auch in schwierigen Projektsituationen gelassen und hast bereits Ideen und Pläne. Natürlich kannst du dich nicht auf jedes Szenario vorbereiten, aber eine genaue Planung deckt viele Schwierigkeiten ab.
2. Weniger ist mehr
Nicht jeder Projektbeteiligte muss zu jedem Zeitpunkt über alles informiert sein. Das schafft eher Chaos und Unfriede, weil Zuständigkeiten nicht klar kommuniziert werden und Verantwortlichkeiten nicht genau ausgegeben werden. Überlege vorher wer wann ein Update erhält, damit die anderen Beteiligten am Projekt nicht in einem Meer aus Mails, Newsletter und Telefonkonferenzen, kurz gesagt: Redundanzen, ertrinken.
3. Puffer einbauen
Man kann vieles planen – aber auch nicht alles. Du hast es nicht in der Hand, wann dir der Kunde auf deine E-Mail antwortet (auch nicht, wenn du „dringend“ in Großbuchstaben in den Betreff schreibst). Berechne dies unbedingt auch in deinen Zeitplan ein – vor allem bei der Verwendung asynchroner Kommunikationskanäle.
4. Regelmäßige Kontrollen
Überprüfe regelmäßig, ob im Zeitplan alles gemäß deiner Kommunikationsmatrix läuft. Sollten sich Kommunikationspartner oder Inhalte ändern, kann sich dies auch auf deine Matrix auswirken. Halte diese unbedingt auf dem neusten Stand und hole dir von den Stakeholdern regelmäßiges Feedback zum Stand der Dinge ein. Das muss auch nicht unbedingt immer in Form eines offiziellen Meetings mit allen sein – manchmal reicht auch ein kurzes Gespräch am Kaffeeautomat, um den Kommunikationsfluss zu sichern.
5. Lerne aus deinen Fehlern
Projektkommunikation kann manchmal schwierig sein und funktioniert einfach nicht immer glatt. Missverständnisse oder undeutliche Formulierungen kommen vor und sind kein Beinbruch. Aber reflektiere nach Abschluss eines Projekts deine Kommunikationsmatrix und versuche, die häufigsten Fehler oder Stolpersteine in der Projektkommunikation zu identifizieren, um es beim nächsten Mal besser zu machen. Gib auch den anderen Stakeholdern und Mitgliedern im Projektteam Feedback zum Austausch – vor allem, wenn du mit ihnen auch in weiteren Projekten zusammenarbeitest, ist dies von Vorteil.
