Um bei verschiedensten Projekten Erfolge zu erzielen, sind unterschiedliche Komponenten, Prinzipien und Projektmethoden erforderlich. Neben einem qualifizierten Projektmanager und einem engagierten Team dahinter, sind spezielle Vorgehensmodelle essenziell, um die Projektstrukturplanung zu organisieren. In diesem Beitrag stellen wir dir die beliebtesten und am häufigsten verwendeten Methoden im Projektmanagement vor. Mit ihnen wirst auch du die größten Herausforderungen meistern und die Projekte in der dafür vorgesehenen Zeit, sowie mit dem dafür verfügbaren Personal und den finanziellen Mitteln, meistern, ohne eine ineffektive Verschwendung der Zeit. Da jedes Projekt einen Individualcharakter hat, muss für jede Praktik die passende Projektmanagement Methode ausgewählt werden.
Die Wasserfallmethode
Das Wasserfallmodell ist eine der klassischen und am häufigsten verwendeten Methoden im Projektmanagement. Der Projektverlauf ist dabei linear aufgebaut, wobei die Arbeitsprozesse und Projektziele nacheinander, wie bei einem Wasserfall, bearbeitet und fertiggestellt werden. Die Vorgänge, die im Pfad schrittweise durchlaufen werden, sind dabei Folgende:
- Initiierung
- Planung und Analyse
- Durchführung, Kontrolle, Steuerung
- Abschluss
Der Projektablauf und die Vorgehensweise des Wasserfallmodells ist so aufgebaut, dass das Projektteam mit neuen Projektphasen immer erst dann beginnen kann, wenn die vorherigen Prozessschritte erfolgreich abgeschlossen wurden.
Im Vorgang des Projektstarts plant der Projektmanager in Selbstorganisation und Eigenverantwortung den Entwicklungsprozess in allen Einzelschritten durch. Er berücksichtigt die ihm verfügbaren Ressourcen. Zudem führt er eine Risikoanalyse durch und berechnet Durchlaufzeiten, Pufferzeiten, Rahmenbedingungen und Endtermine. Hat der Projektleiter dann den Projektablauf in Form des Wasserfallmodells erstellt, müssen sich alle Teammitglieder an die Vorgehensweise der Projektabwicklung halten. Denn die Wasserfall Methode ist so strukturiert und ineinander schlüssig aufgebaut, dass im Vorgehensmodell nur minimale Abweichungen vom Plan geduldet werden können. Alle Projektschritte sind abhängig von der Fertigstellung der vorherigen Projektphase. Prozessschritte wie Feedbackprozesse, sind in der Projektmanagementmethode des Wasserfallmodells nicht vorgesehen. Deshalb eignet sich das Wasserfallmodell besonders für vorhersehbare, planbare und sorgfältig durchdachte Projektaufträge.
Für wen eignet sich die Wasserfall-Methode?
Da die Abfolge aller Arbeitsschritte und Aufgabenbereiche der einzelnen Teammitglieder bis ins Detail beschrieben und durchdacht ist, eignet sich die doch eher unflexible Projektmanagementmethode besonders für Großprojekte, an denen mehrere Teammitglieder beteiligt sind. Aber auch für Projekte im Produktionsbereich kann sich das Wasserfallmodell hervorragend eignen, um die wiederholenden Workflows den Teammitgliedern schrittweise zuzuordnen. Denn hier ist es eher unwahrscheinlich, dass überraschende Verzögerungen entstehen, da die Teammitglieder und der Projektleiter mit den Grundprinzipien und der Vorgehensweise in der Produktion sowie dem Zeitaufwand vertraut sind.
Auch für kleine Projektaufträge, bei welchen die einzelnen Herangehensweisen von den jeweiligen vorausgehenden Schritten abhängig sind, kann sich das Wasserfallmodell eignen.
Mit ihrer Inflexibilität und strukturierten Vorgehensweise ist die Wasserfall-Methode, im Gegensatz zu den neu entwickelten Projektmanagement Methoden des agilen Arbeitens, sehr kontrastiv.
Agiles Projektmanagement
Beim Entwickeln neuer Projekte läuft oftmals nicht alles genau nach Plan und es ist schnelle Anpassungsfähigkeit gefordert. Rahmenbedingungen ändern sich, unvorhergesehene Risiken treten ein. Verzögerungen und Abweichungen sind alltägliche Konsequenzen im Projektmanagement. Damit die rechtzeitige Fertigstellung und Abnahme innerhalb des vorgegebenen Zeitplans gewährleistet werden kann, muss der Projektleiter und das Entwicklungsteam mit Flexibilität auf die Änderungen reagieren können. Die Projekte der Auftraggeber werden immer komplexer. Die Arbeitsprozesse sowie die Arbeitsabläufe werden schwieriger und der Projektverlauf immer kürzer. Mit Hilfe von agiler Projektarbeit kann den neuen technischen Herausforderungen auf dem Markt entgegengestanden werden.
Agiles Projektmanagement umfasst dabei verschiedene Projektmanagement Methoden, wie die Scrum oder Kanban Methode. Innerhalb des Projektteams werden in kurzen Zeitabschnitten Ergebnisse geliefert, und durch den Projektleiter Feedback zu den Zwischenergebnissen gegeben. Treten in einem Prozessschritt nachteilige Schwierigkeiten auf, kann der Projektmanager zeitnah darauf reagieren und so den Projektstrukturplan agil überarbeiten. Wichtige Eigenschaften im Agilen Projektmanagement sind die kooperative Teamarbeit im Projektteam, die schnelle und effektive Reaktionsweise auf Verzögerungen und Schwierigkeiten im Projektverlauf und der Fokus auf die einzelnen Vorgehensweisen.
Das Agile Projektmanagement ist für verschiedene Vorgehensmodelle und Entwicklungsprozesse geeignet, da man sie je nach kombiniertem Vorgehendmodell auf das Vorhaben anpassen kann. Beliebte Vorgehensweisen, die im agilen Projektmanagement häufig ausgewählt und verwendet werden, sind Scrum, Kanban, Crystal und Extreme Programming.
Scrum
Scrum ist eine der agilen Projektmanagementmethoden, bei der mit Agilität auf Veränderungen während des Projektverlaufs reagiert werden kann. Umfangreiche Projektaufträge können vom Projektmanager im Voraus nur schwer bis ins kleinste Detail durchgeplant werden. Mit Hilfe des Agilen Projektmanagements, in dem Feedbackschleifen und Zwischenergebnisse mit dem Projektteam besprochen und analysiert werden, kann Risiken und Hindernissen entgegengewirkt werden. Diese Vorgehensweise unterscheidet sich stark von der Wasserfall-Methode, bei der im Voraus alle einzelnen Herangehensweisen durchdacht und voneinander abhängig geplant werden.
Bei der Scrum Methode wird zu Beginn vom Projektmanager ein Projektplan aufgestellt, bei dem zwar alle Vorgehens- und Herangehensweise durchdacht und festgehalten werden, während des Prozesses aber angepasst und verändert werden können. Die verschiedenen Arbeitsprozesse werden von den Teammitgliedern in iterativen Abläufen, auch Sprints genannt, umgesetzt. Diese Sprints dienen der Fertigstellung von einzelnen Projektphasen und werden in kleinen Gruppen innerhalb des Entwicklungsteams in kurzer Zeit fertiggestellt.
Die Scrum Methode wird häufig in Kombination mit agilen Projektmanagementmethoden verwendet. Durch ihre ähnlichen Ansätze, wie der effektiven Zusammenarbeit der Teammitglieder, kann mit dem Kombinationsmodell ein effektiver Projekterfolg garantiert werden. Da die sogenannten Sprints sowohl von kleinen Gruppen als auch von großen Teams durchgeführt werden können, eignet sich die agile Projektmanagement Methode Scrum für fast alle Projektaufträge.
Kanban
Die Kanban Methode arbeitet mit regelmäßigen Feedbackschleifen und eigenverantwortlicher Projektarbeit der Teammitglieder. Mit Hilfe von regelmäßigen Meetings mit Projektleiter und Teammitgliedern, werden Projektphasen besprochen, über Fortschritte berichtet, erste Erfolge vorgestellt und auf möglich auftretende Risiken und Schwierigkeiten reagiert. Damit wird die Transparenz im Entwicklungsprojekt gesichert und garantiert, dass jede einzelne Phase des Projektverlaufs optimal gesteuert und durchlaufen werden kann. Zur Organisation werden bei dem Kanban Modell sogenannte Kanban Boards erstellt, bei denen offene To-Dos, erledigte Arbeitsprozesse und die Fertigstellung in der jeweiligen Spalte auf einer Tafel dokumentiert werden können. So kann jedes Teammitglied sich an dem Board orientieren und selbst entscheiden, in welcher Vorgehensweise die verschiedenen Arbeitsprozesse bearbeitet werden. Wichtig ist dabei nur, dass die Projektprozesse in der richtigen Abfolge und Weise priorisiert werden.
Die Kanban Methode eignet sich für alle Projektarten, die eine transparente Vorgehensweise und hohe Flexibilität für Verbesserungen und Änderungswünsche benötigen. Durch die iterativen Feedback-Prozesse, kann agil auf Schwächen im Projektprozess reagiert werden und so eine professionelle Projektdurchführung erreicht werden. Die Anpassungsfähigkeit und die Transparenz der Kanban Methode sind wichtige Grundprinzipien, mit denen den Forderungen der Auftraggeber standgehalten werden kann.
Meilensteintrendanalyse
Mit der Meilensteintrendanalyse werden die zeitlichen Fortschritte während eines Projektmanagement-Prozesses überwacht. Im Projektplan werden durch den Projektmanager feste Deadlines gesetzt, zu denen bestimmte Zwischenergebnisse oder ein Zwischenprodukt von den Teammitgliedern fertiggestellt sein müssen. Im Vorhinein muss durchdacht werden, in welchen Zeitabschnitten welche Meilensteine erreicht werden müssen, um einen erfolgreichen Projektverlauf garantieren zu können. Während des Projektprozesses werden regelmäßig Teammeetings gehalten, bei denen abgeschlossene Zwischenschritte, Probleme und Schwächen analysiert und nächste Meilensteine besprochen werden. Während der Produktentwicklung kontrolliert der Projektleiter regelmäßig den Ist-Zustand des Projekts und überprüft, ob die Meilensteine in der vorgesehenen Zeitspanne erledigt werden.
Die Meilensteintrendanalyse eignet sich besonders für triviale Projektaufträge, die durch planbare, strukturierte Abläufe geplant, bearbeitet und abgeschlossen werden können.
Six Sigma
Six Sigma ist keine herkömmliche Projektmanagement Methode, da sie besonders im Qualitätsmanagement, oder in Verbindung mit Agilem Projektmanagement, zum Einsatz kommt. Während des Projektablaufs sind verschiedene Fachleute vor Ort, die die unterschiedlichen Abschnitte der Produktentwicklung kontrollieren, unterstützen und verbessern. So findet eine kontinuierliche Überwachung des Projektablaufs statt und etwaige Schwierigkeiten, Probleme und Risiken können schnellstmöglich behoben werden. Die Prozessphasen, die im Projektplan vom Projekt Manager zur Vorgehensweise festgelegt werden, sind das Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und die fortlaufende Kontrolle.
Im ersten Schritt stellt der Projektleiter einen Projektplan mit dem entsprechenden Projektumfang auf und hält mit dem Entwicklerteam bereits ein erstes Meeting. Im Schritt des Messens werden Abschnitte in der Produktentwicklung erfasst sowie Schwächen und Abweichungen im Projektablauf identifiziert. Im Bereich des Verbesserns werden die erfassten Problematiken dann beseitigt.
Die Projektmanagement Methode des Six Sigma ist besonders für große Unternehmen geeignet, bei denen mehrere hundert Teammitglieder an einem Projektauftrag mitarbeiten.
