Durch strukturiertes Projektmanagement werden mit den vorhandenen Ressourcen an Personal und finanziellen Mitteln, innerhalb der vorgegebenen Zeit, Projektziele erreicht. Ein organisierter Projektstrukturplan darf dabei auf keinen Fall fehlen. Projektmanagement ist eine Kunst, die in sich jedoch wiederholend und strukturiert ist. Im Folgenden werden wir uns den planbaren Projektmanagement Prozess anschauen, mit dem alle Phasen des Projektlebenszyklus in einem Phasenmodell abgesichert werden.
Das Projektmanagement ist in ein Phasenmodell untergliedert, welches folgende fünf Entscheidungspunkte zum Bestandteil hat:
- Projektstart
- Projektplanung
- Projektdurchführung
- Projektüberwachung
- Projektabschluss
An diesem Projektablauf kann sich während des Projektverlaufs orientiert werden, und so alle Teilschritte innerhalb des vorgesehenen Zeitplans erreicht werden. Dabei werden alle Projektphasen strukturiert durchlaufen.
Projektstart
Hat man einen Projektauftrag bekommen oder sich auf ein Projekt geeinigt, beginnen die Projektbeteiligten mit der Projektphase des Projektstarts. Während dieser Initialisierung werden alle wichtigen Aspekte, Rahmenbedingungen, Meilensteine und Projektziele besprochen, die zu den gewünschten Projektergebnissen führen. Der Projektleiter hat in dieser Phase eine der wichtigsten Rollen, indem er die Projektidee mit einem kritischen Auge betrachten muss und die Risiken und Nutzen des Projekts für das Unternehmen abwiegt. Hat er sich darüber einen Überblick verschafft, muss er dem Auftraggeber und / oder seinen Teammitgliedern das Projekt vorstellen, die Rahmenbedingungen erläutern und definieren, wieso das Projekt durchgeführt wird und welchen effizienten Nutzen es mit sich bringt.
Wichtige Aspekte, die dem Projektleiter bei frühzeitiger Betrachtung des Gesamtprojekts weiterhelfen, können zum Beispiel folgende sein:
- Der Grund des Projekts: Warum?
- Umsetzbarkeit: Ist das Projekt realistisch machbar und umsetzbar?
- Die Projektziele inklusive des Zeitplans, den benötigten Liefergegenständen, den Kosten und den personellen sowie finanziell verfügbaren Mitteln
- Kosten-Nutzen-Analyse: Lohnt sich das Projekt für das Unternehmen?
- Beschreibung des Projektablaufs: Wer macht wann was und wie viel?
Hat der Projektmanager all diese Aspekte analysiert und in einem Projektstrukturplan zusammengefasst, muss er seinen Projektplan den Vorgesetzten, beziehungsweise dem Auftraggeber, präsentieren und auf deren Genehmigung hoffen. Ist der Projektantrag folglich genehmigt, können die Teammitglieder ihre bereits gesammelten Hintergrundinformationen zum Projekt in die Tat umsetzen und mit der Arbeit beginnen.
Projektplanung
In der darauffolgenden Phase im Projektphasenmodell geht es an die Projektplanung. Es werden die verfügbaren Ressourcen, das vorhandene Personal im Team, die finanziellen Mittel und der vorgeschriebene Zeitplan zusammengefasst und im Projektplan festgehalten. Die Projektziele werden definiert und in überschaubarer Weise in der Projektbeschreibung festgehalten.
Die Planungsphase gehört zu den wichtigsten Phasen im Prozess des Projektmanagements, da sich das gesamte Projektteam während der Ausführungsphase daran orientiert. Gemeinsam mit dem Team erstellt der Projektmanager einen Plan für das Projekt, der den kompletten Projektverlauf bis in das kleinste Detail strukturiert. Auch mit den Stakeholdern muss zusammengearbeitet werden, damit der reibungslose Projektablauf gewährleistet werden kann.
Einige Beispiele, die während der Planungsphase an Arbeit anfallen, sind:
- Einen umfassenden Projektplan erstellen, in dem eine Zeit-Aufwand-Analyse durchgeführt wird, Rollen und Verantwortungen innerhalb des Projektteams verteilt werden und Meilensteine erfasst werden
- Der Genehmigungsprozess inklusive einer Kommunikationsabsprache mit den Stakeholdern und Auftraggebern
- Klare Projektziele definieren, auf die hingearbeitet werden kann
- Risikoanalyse, die alle möglichen Probleme identifiziert, um den reibungslosen Ablauf zu sichern und den vorgegebenen Projektzeitplan einzuhalten
- Einen Notfallplan erstellen, um das Enddatum garantieren zu können
- Gute Verbindung und Kommunikation zum Auftraggeber herstellen, um sie frühzeitig in den Projektlebenszyklus einzubinden und sie über verschiedene Vorgänge, Aspekte, Rahmenbedingungen und eventuelle Planabweichungen informieren zu können
Ein guter, strukturierter Projektplan ist das A und O für ein erfolgreiches Projekt.
Unterschätze deshalb die Phase der Projektplanung nicht, und überdenke alle Aspekte und Einzelheiten bis ins kleinste Detail. Ist der Projektplan durchdacht und strukturiert aufgebaut und hält sich das Team in den verschiedenen Projektphasen an die Vorgaben im Projektplan, kann nichts mehr schief gehen.
Projektdurchführung
Die dritte Phase des Projektlebenszyklus ist die Projektdurchführung. Hier kommt man aus der planerischen, theoretischen Phase heraus und muss den theoretisch erstellten Plan in die Tat umsetzen. Die Teammitglieder orientieren sich anhand des Projektplans über die anstehenden und ihnen zugewiesenen Aufgaben und beginnen mit der Arbeit. Die Aufgabe des Projektleiters liegt in der Durchführungsphase vor allem darin, seine Teammitglieder an Deadlines für bestimmte Teilschritte zu erinnern und die Ressourcen wie Zeitplan, finanzielle Mittel und das Personal im Auge zu behalten. Er steht dabei im Dialog mit den Teammitgliedern und Auftraggebern. Bei Besprechungen werden regelmäßig Probleme aus Sicht der Teammitglieder angesprochen, es werden Informationen über den aktuellen Stand des Projekts ausgetauscht und sich, nicht zuletzt, gegenseitig motiviert, am Ball zu bleiben. Der Projektmanager führt immer wieder einen Soll-Ist-Abgleich durch, um den aktuellen Projektstand zu erfassen und Projektrisiken zu analysieren. Er behält das Budget im Blick und rechnet nach, ob noch genügend finanzielle Mittel vorhanden sind. Er schaut nach dem Bestand der benötigten Liefergegenstände, die für die Durchführung des Projekts benötigt werden.
Während dieser Phase sieht der Projektmanager, ob sein aufgestellter Projektplan inhaltlich strukturiert und durchdacht war und sich als erfolgreich erweist oder nicht. Denn alle Teilschritte während der Durchführungsphase orientieren sich an dem von ihm aufgestellten Plan.
Projektüberwachung
Die vierte Phase im Projektmanagement hängt eng mit der Phase der Projektdurchführung zusammen. Während der gesamten Durchführung spielen die Aspekte Überwachung, Kontrolle und Steuerung eine wichtige Rolle. Der Projektleiter überwacht den Projektstatus und gewährleistet, dass alle zeitlichen, finanziellen und personellen Mittel reibungslos eingehalten und umgesetzt werden.
Der Projektmanager überwacht die Projektleistung in Form der geleisteten Arbeit seiner Teammitglieder und beobachtet kontinuierlich den Ist-Zustand sowie den Projektfortschritt. Durch regelmäßige Meetings bleibt er im Austausch mit den Mitgliedern und lässt sich über etwaige Problematiken und Schwierigkeiten informieren, um daran eventuell etwas verbessern zu können.
Ein wichtiger Teil der Überwachungsphase ist auch das Controlling. Im Controlling ist Hauptaufgabe des Projektleiters vor allem das Planen, Erfassen, Steuern und Kontrollieren der wichtigsten Aspekte und Daten.
Projektabschluss
Sind die Phasen der Planung, Durchführung und Überwachung durchlaufen, müsste die Projektleistung erbracht sein und das fertige Endprodukt stehen. Dann ist es an der Zeit, die Projektabschlussphase einzuleiten. Aufgaben, die in der Abschlussphase anfallen sind zum Beispiel:
- Aufgaben beenden, z.B. auf den verwendeten Plattformen
- Rücksprache und Übergabe des Endprodukts an die Stakeholder
- Nachbesprechungen mit den Teammitgliedern
- Vertragsbeendigungen
- Projektabschlussbericht
Im Projektabschlussbericht werden die Projektergebnisse notiert. Der Projektleiter hält fest, welche Erfahrungen für Projekte in der Zukunft verwendet werden können und auf welche Probleme und Besonderheiten beim nächsten Projekt besonders geachtet werden muss. Die Ausführung des Projektplans wird analysiert und mit Hilfe von Teambesprechungen wird herausgefunden was gut funktioniert hat, was nicht so erfreulich ablief und welche Verbesserungsvorschläge es innerhalb des Teams gibt, die man im nächsten Projektplan beachten muss. Das Verfassen eines Abschlussberichts wird von vielen Projektleitern vernachlässigt, da sie nach erfolgreichem Abschluss des Projekts nicht mehr die Notwendigkeit sehen, Zeit in das Projekt zu investieren. Doch mit Hilfe einer solchen Reflektion eröffnen sich wertvolle Verbesserungsmöglichkeiten, die den Werdegang eines erfolgreichen Projektleiters bereichern. Ein Abschlussbericht gehört somit auch zu einem der unverzichtbaren Bestandteile des Projektmanagementprozesses.
Zu guter Letzt gehört ein gemeinsamer Abschluss mit allen Teammitgliedern in Form eines Fests oder Ähnlichem zu einem erfolgreichem Projektlebenszyklus. Es ist wichtig, sich bei allen Beteiligten für ihren Einsatz und die Zusammenarbeit zu bedanken, um so den Teamgeist zu stärken und das Engagement für weitere erfolgreiche Projekte hochzuhalten.
Nun ist der Lebenszyklus des Projektphasenmodells durchlaufen und der Projekterfolg gesichert.
