Was ist ein Stakeholder im Projektmanagement?

Die Stakeholder sind Personen, die an einem Projekt beteiligt sind, zu einem bestimmten Zeitpunkt von dem Projekt betroffen sind und am Ergebnis des Projekts interessiert sind.  In den meisten Fällen handelt es sich bei typischen Stakeholdern um die Mitglieder des Projektteams, Projektmanager, Führungskräfte, Projektsponsoren sowie Kunden. Diese Definition beinhaltet drei Gruppen von Personen und diese sind die Beteiligten, die Betroffenen und die Interessierten. Zu den Projektbeteiligten zählen diejenigen, die direkt am Projekt beteiligt sind. Dazu zählen die Teammitglieder, Projektleiter aber auch externe Lieferanten. Die zweite Personengruppe, die Betroffenen, sind Personen, die vom Projekt und dem Projektergebnis direkt betroffen sind. Dies können zum Beispiel Kunden oder Nutzer eines neuen Produkts sein. Die letzte genannte Gruppe, die Interessierten, sind Gruppen von Personen, die am Projekt selbst und dessen Ergebnissen interessiert sind. In diesem Zusammenhang wird oftmals vom „berechtigten Interesse“ gesprochen, das ausdrückt, dass eine Person nur dann zu einem Stakeholder eines Projekts wird, wenn auch ein konkreter Bezug zum Projekt vorhanden ist.

Stakeholder und Key-Stakeholder

In einem Projekt gibt es sogenannte Projekt-Stakeholder, die im Allgemeinen einzelne Personengruppen oder ganze Unternehmen sind und von der Durchführung sowie des Projektergebnisses direkt betroffen sind. Dabei kann das Projekt sowohl positive als auch negative Auswirkungen auf diese Personen haben. Die Key-Stakeholder sind im Vergleich zu den Projekt-Stakeholdern Personen, die den Einfluss und die Möglichkeit besitzen, aus einem Projekt einen Erfolg oder Misserfolg zu machen. Die Ziele dieser Gruppe von Personen müssen zwangsläufig erfüllt werden.

Typische Key-Stakeholder

  • Auftraggeber
  • Projektmanager
  • Mitglieder des Projektteams
  • Kunden, Anwender oder Nutzer
  • Externe Partner
  • Lieferanten
  • Führungskräfte
  • Ressourcenmanager
  • Behörden
  • Vertreter anderer Abteilungen

Unterschied von internen und externen Stakeholdern

Die Stakeholder können noch in interne sowie externe Stakeholder unterteilt werden. Die internen Stakeholder befinden sich dabei innerhalb des Unternehmens oder der Organisation, während die externen Stakeholder außerhalb des Unternehmens oder der Organisation zu finden sind. Dies können zum Beispiel Lieferanten oder Behörden sein.

Wer sind kritische Stakeholder?

Zu den kritischen Stakeholder gehören Personen und Personengruppen, die die Möglichkeit haben über die Ausrichtung und Ziele eines Projekts zu entscheiden. Diese Stakeholder können dann kritisch werden, wenn es eine Kombination aus viel Macht und einer negativen Einstellung zu dem Projekt gibt, denn dadurch kann ein hohes Konfliktpotential entstehen.

Was ist Stakeholdermanagement?

Das Stakeholdermanagement nimmt während des gesamten Projekts eine wichtige Rolle ein. Der Begriff des Stakeholdermanagements umfasst all diejenigen Aktivitäten, um mit den relevanten Personengruppen umgehen zu können. Dabei handelt es sich um einen kontinuierlichen Zyklus bestehend aus den vier Elementen Identifizieren, Analysieren, Steuern und Überwachen. Beim Identifizieren geht es darum, herauszufiltern welche Personen oder Personengruppen in dem Projekt eine wesentliche Rolle spielen. Das zweite Element, das Analysieren, soll aufzeigen, welche Interessen und Erwartungen diese Personen an das Projekt stellen und ob sie positiv oder eher negativ eingestellt sind. Zudem soll aus dieser Analyse auch hervorgehen, welchen Einfluss diese Personen auf das Projekt haben. Mit dem Element des Steuerns ist die Auswahl der Maßnahmen gemeint, mit denen man am ehesten kritische Personen oder Personengruppen zum Positiven beeinflussen kann und sie bestenfalls als Unterstützer des Projekts gewinnen kann. Der letzte Schritt dieses Zyklus, das Überwachen, umfasst die Kontrolle der ausgewählten Maßnahmen, bei der überprüft werden soll, ob es eine Veränderung der Anzahl der Unterstützer eines Projekts oder aber auch der Bewertung des Projekts gegeben hat.

Schritte des Stakeholdermanagements

Das Stakeholdermanagement kann in fünf wesentliche Schritte unterteilt werden.

  1. Stakeholderidentifikation
  2. Informationssammlung über die jeweiligen Interessengruppen
  3. Analyse der Stakeholder und Ableitung von Maßnahmen
  4. Bewertung und Klassifizierung der Stakeholderliste
  5. Monitoring über den Erfolg der bisherigen Stakeholderanalyse

Wichtigkeit von Stakeholdermanagement

Hier ist es wichtig festzuhalten, dass nicht der Projektleiter darüber entscheidet, ob ein Projekt mit Erfolg abgeschlossen wurde, sondern die wichtigen Personen wie zum Beispiel die Auftraggeber oder Kunden eines Projekts. Auch während des Projekts nehmen gewisse Personen und Personengruppen eine wichtige Rolle ein. Dies können während des Projektverlaufs das Projektteam oder externe, beteiligte Partner sein, die einen hohen Einflussgrad darauf haben, wie das Projekt von anderen wahrgenommen und durchgeführt wird. Daran lässt sich erkennen, dass es sich bei den Stakeholdern nicht um eine homogene Gruppe von Personen handelt. Die Stakeholder haben oftmals unterschiedliche bis sogar gegensätzliche Interessen und Erwartungen, die nicht immer mit den Projektzielen übereinstimmen. Zudem können sie aufgrund ihres Einflusses auf das Projekt über wichtige Dinge wie zum Beispiel über das Budget oder die Ressourcenplanung entscheiden. Dies kann aber auch dazu führen, dass sie den Projekterfolg stark gefährden können, wenn zum Beispiel eine falsche Priorisierung von Ressourcen vorgenommen wird. Im positiven Sinne können sie aber auch ein Projekt spezifisch unterstützen und dabei helfen, Herausforderungen zu bewältigen oder auch zusätzliche Ressourcen oder zusätzliches Budget zu beschaffen. An diesen unterschiedlichen möglichen Resultaten sieht man, dass es notwendig ist die unterschiedlichen Interessen der Stakeholder zu beachten und auch zu koordinieren, damit ein Projekt am Ende auch erfolgreich wird. Das Stakeholdermanagement besitzt zwei wesentliche Ziele, deren erfolgreiche Umsetzung die Grundlage für ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt schafft. Es sollen die Unterstützer und die positiven Einflüsse auf das Projekt gestärkt werden und zudem sollen die Kritiker des Projekts und die negativen Einflüsse auf das Projekt reduziert werden.

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